確認範囲と情報管理
証跡が意味すること
住所確認の証跡を過大に解釈しないため、確認する事実、保証しないこと、取り扱う情報を明示します。
確認すること
ひとつの申請について記録する事実
- 法人番号を確認したこと
- 登記所在地を郵送先として使用したこと
- 簡易書留の問い合わせ番号と郵送経過
- 申込メールアドレスへ案内した期限付きURLから確認コードが入力されたこと
- 各工程を実施・記録した日時
確認しないこと
住所確認だけでは保証できないこと
これらの判断が必要な場合は、契約者が別の審査や確認手段を用意する必要があります。
- 代表者本人の承認
- 契約を締結する権限
- 法人の信用力や支払能力
- 反社会的勢力との関係の有無
- 法人や取引の安全性
- すべての企業に共通する認証・認定資格
取り扱う情報
確認に必要な情報だけを使用
- 申請に使用された法人番号、法人名、住所
- 申請者のメールアドレス
- 簡易書留の問い合わせ番号と郵送履歴
- 確認コードの照合結果と操作履歴
確認コードは照合のために使用し、保存時には復元できない形式に変換します。入力後に画面や証跡へ確認コードそのものを再表示しません。
アクセス
役割と契約者の境界を分ける
契約者
自社の連携先から作成された住所確認と、その進行状況・証跡だけを確認します。
運営担当者
法人情報確認、郵送、返送・不一致などの運用に必要な範囲で確認し、操作履歴を残します。
申請者
期限付きURLと郵送物の確認コードを使用します。他の申請や契約者の情報は表示しません。
証跡ファイル
公開ページには置かず、権限を確認した契約者が管理画面から取得します。